Ha publicado los requisitos para elaborar copias electrónicas auténticas que sustituyan a los originales

En este proceso se encuentran excluidos los documentos que formen parte de un procedimiento administrativo

El Diario Oficial de Castilla-La Mancha (DOCM) ha publicado este viernes la orden de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital por la que se recogen los requisitos para la elaboración de copias electrónicas auténticas en sustitución de la documentación original, en soporte físico o digital, generada y reunida por la Administración regional.

Tal y como ha explicado la Junta de Comunidades en una nota de prensa, el objeto que tiene la presente orden es establecer el procedimiento y los requisitos básicos para la eliminación de documentos en soporte papel, en otros soportes no electrónicos y sustituirlos por copias electrónicas auténticas.

Por lo tanto, la orden publicada este viernes busca dar solución, de forma progresiva, a esta situación mediante la regulación de los requisitos que garanticen la conservación de la información contenida en los documentos de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, aunque no se mantenga el soporte físico original, así como de las condiciones necesarias para preservar su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad integrando las citadas copias auténticas electrónicas en el sistema corporativo de información de la Junta.

Las disposiciones se aplicarán a los documentos y a los expedientes en cualquier soporte, físico o digital, resultantes de procedimientos regulados por una norma jurídica o que sirven a las personas e instituciones como elementos de información y conocimiento, generados por las entidades que recoge la ley de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha.

Se encuentran excluidos los documentos que formen parte de un procedimiento administrativo no finalizado o los que carezcan de valor administrativo, jurídico, histórico, científico o cultural; o las copias electrónicas parciales auténticas.

En cuanto a los requisitos de validez y eficacia de las copias electrónicas auténticas de documentos, el DOCM recoge que se realizarán siempre a partir de un original o de otra copia auténtica.

Serán competentes para la expedición de copias los órganos a los que corresponda la emisión de los documentos originales y el personal funcionario habilitado de la Consejería de Hacienda, Administraciones Públicas y Transformación Digital, por la que se crea el Registro de Personal Funcionario Habilitado de la Administración de la Junta.

Las copias electrónicas deberán garantizar su autenticidad, integridad, seguridad, confidencialidad, calidad, protección a largo plazo, recuperación, accesibilidad, consulta y trazabilidad. Las copias serán transferidas al Archivo Electrónico Único de la Junta de Comunidades.

Sobre el procedimiento de eliminación de los documentos originales a efectos de su sustitución por copias electrónicas auténticas se realizará conforme al dictamen de la Comisión Calificadora de Documentos de Castilla-La Mancha y el procedimiento y el Subsistema de Archivos de los Órganos de Gobierno y de Administración de la Junta de Comunidades. EFE